Ufficio Consegna Cartelle Cliniche

Sede

Sportello: Via Tenda, 2 bis - Torino

L'Ufficio Consegna Cartelle Cliniche "Datamanagement Italia", osserva i seguenti orari:

• dalle 8.00 alle 19.00 - dal lunedì al venerdì

• dalle 8.00 alle 12.00 e dalle 14.00 alle 18.00 - il sabato
• 011.6787879 oppure via email all'indirizzo  Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo.

Le richieste di rilascio di copia conforme all'originale della cartella clinica dovranno essere effettuate con le seguenti modalità:

Richiesta durante ricovero:

1. In fase di ricovero l'interessato ha diritto di accedere ai propri dati disponibili riportati in cartella, personalmente o a mezzo di altro soggetto espressamente e formalmente autorizzato.

La richiesta di accesso, anche verbale, deve essere rivolta al Direttore della Struttura di degenza o al Responsabile di Struttura Semplice con coordinamento a valenza dipartimentale, e può consistere nella presa visione della cartella e della documentazione in essa contenuta, alla presenza di un medico (designato dall'interessato e/o individuato dal Direttore della Struttura) o di altro personale sanitario incaricato appositamente autorizzato.

In caso di necessità può essere richiesta copia della documentazione sanitaria in corso di ricovero (cioè quando la cartella clinica è aperta e quindi suscettibile di integrazioni). A tale richiesta dà corso il Direttore della Struttura complessa (o SSCVD) ricoverante o suo delegato, il quale valuta le motivazioni indicate nel modulo di richiesta e autorizza il rilascio. Tale richiesta deve essere inoltrata alla D.S. del Presidio per l'apposizione del visto di competenza.

La duplicazione deve avvenire previa esibizione della fotocopia della documentazione sanitaria redatta sino al giorno della richiesta, da effettuarsi presso la sede di ricovero.

E' necessario il conteggio delle pagine di cui è composta la copia e apposizione del timbro di conformità con data e sottoscrizione da parte del Direttore di S.C. o del Responsabile di S.S.C.V.D. o di persona appositamente delegata.

Per il rilascio di copia della documentazione clinica deve essere effettuato il pagamento della tariffa prevista.

Nel diario clinico, in data di consegna, si dovrà menzionare l'avvenuto rilascio della copia conforme della documentazione sanitaria in corso di ricovero, avvenuta su richiesta dell'avente diritto.

Non è possibile invece il rilascio di copia parziale della cartella clinica, a ricovero concluso, in quanto essa documenta l'intero episodio del ricovero.

Richiesta dopo le dimissioni:

2. con la compilazione della modulistica pre-stampata da richiedere al personale che effettua l'accettazione;

3. presso l'ufficio sito in via Tenda 2 bis nei giorni feriali nell'orario 8.00 – 19.00, nei giorni prefestivi nell'orario 8.00 – 12.00 e 14.00 – 18.00

4. tramite l'invio dell'apposito modulo di richiesta scaricabile dal portale web aziendale e di copia del documento di identità al fax numero 011.6671616 oppure via email all'indirizzo

La consegna della copia conforme verrà effettuata previa verifica della legittimità del richiedente, della identità del richiedente e suo eventuale delegato, e prevede il pagamento di una tariffa derivante dal numero dei fogli di cui è composta la cartella clinica:

• fascia A: da 1 a 10 fogli - € 5,00 (IVA compresa)
• fascia B: da 11 a 25 fogli - € 7,00 (IVA compresa)
• fascia C: da 26 a 50 fogli - € 25,00 (IVA compresa)
• fascia D: da 51 a 100 fogli - € 30,00 (IVA compresa)
• fascia E: oltre 100 fogli - € 35,00 (IVA compresa)

In caso di consegna tramite spedizione è previsto il costo del solo servizio effettuata da Poste Italiane o corriere senza alcun ulteriore ricarico.

Per qualsiasi ulteriore informazione è possibile contattare la ditta concessionaria del servizio al numero 011.6787879 oppure all'indirizzo email: Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo.

Soggetti legittimati

Il rilascio di copia di documentazione sanitaria avviene su richiesta scritta e soltanto previo accertamento che il richiedente sia un "avente diritto".

Lo status di "avente diritto" può essere oggetto di specifica autocertificazione. L'autocertificazione è una dichiarazione prodotta dall'utente che sostituisce a tutti gli effetti i certificati rilasciati dagli uffici pubblici ovvero contenuti in atti notori.

1.1 Richiesta da parte del paziente

Il paziente interessato ha diritto di richiedere copia della documentazione sanitaria che lo riguarda.

Il paziente può fare richiesta e delegare (per iscritto) altra persona di sua fiducia ad effettuare il ritiro stesso previa esibizione di un documento di riconoscimento del delegato e del delegante (se la delega non viene consegnata personalmente dal paziente).

1.2 Casi particolari

Le istruzioni relative a richieste di presa visione e di rilascio copia da parte di soggetti diversi dall'interessato, vengono di seguito riportate:

a) Interdizione per infermità

Se l'interessato è interdetto per infermità di mente, la documentazione sanitaria viene richiesta dal tutore, cui può essere rilasciata previa esibizione del decreto del giudice tutelare o autocertificazione del relativo status.

b) Incapacità temporanea di intendere e di volere

Se l'interessato, normalmente capace, diventa incapace di intendere e di volere per una causa transitoria, legittimato alla richiesta ed al ritiro di copia è la persona che l'assiste (medico curante).

Il coniuge separato o in corso di separazione, il divorziato o chi ha ottenuto l'annullamento non ha diritto ad ottenere copia della documentazione sanitaria.

c) Inabilitazione

Se l'interessato è inabilitato può provvedere direttamente a richiedere copia della propria documentazione, ovvero la richiesta può essere effettuata dal curatore e il rilascio può avvenire previa esibizione del decreto del giudice tutelare o autocertificazione del relativo status.

d) Impossibilità a provvedere ai propri interessi

Se l'interessato si trova nell'impossibilità, anche parziale o temporanea, di provvedere ai propri interessi, può provvedere direttamente a richiedere copia della propria documentazione, ovvero la richiesta può essere effettuata dall'amministratore di sostegno e il rilascio può avvenire previa esibizione del decreto del giudice tutelare o autocertificazione del relativo status.

e) Minore emancipato

Se il minore è emancipato può chiedere copia della propria documentazione sanitaria previa esibizione di idonea certificazione o di dichiarazione sostitutiva o di autocertificazione, attestante tale status, firmata dall'interessato con l'assistenza del curatore.

f) Analfabeta o non in grado di firmare

Se l'interessato è analfabeta o non è in grado di firmare, l'addetto allo sportello dovrà apporre sulla richiesta la dicitura "Non è in grado di firmare" e la propria firma (leggibile), facendo inoltre firmare un testimone di cui saranno annotate le generalità.

g) Figlio non riconosciuto

Se il figlio non è srtato riconosciuto alla nascita e non ha la possibilità di accedere al certificatp di assistenza al parto o alla cartella clinica, ove contenga i dati personali che rendono identificabile la madre se non osservando le opportune cautele per evitare che quest'ultima sia identificabile. Le richieste relative all'accesso a tale documentazione vanno rivolte al competente Tribunale dei Minori.

h) Detenuto

Il principio per il quale ogni individuo ha diritto di conoscere gli esiti degli accertamenti sanitari a cui è stato sottoposto, trova applicazione anche nei confronti delle persone in condizione di privazione della libertà personale. I detenuti possono, infatti, chiedere in qualsiasi momento copia della cartella clinica.

i) Familiari del defunto

Copia della documentazione sanitaria di una persona defunta può essere richiesta, anche disgiuntamente, dai legittimari dello stesso (art. 536 c.c. ) e precisamente dal coniuge, da parte dell'unione civile tra persone dello stesso sesso secondo la nuova normativa in materia delle unioni civili (art.20 Legge n.76/2016), dai figli legittimi, dai figli naturali, in mancanza dei predetti dagli ascendenti legittimi, nonché, dagli eredi testamentari.

La Legge. 20 Maggio n.76/2016 prevedendo la regolamentazione delle unioni civili dello stesso sesso e delle convivenze di fatto si preoccupa di riconoscere a questi ultimi effettivi e pari diritti a quelli dei coniugi eterosessuali.

La richiesta d'accesso alla documentazione sanitaria deve essere motivata e si deve procedere al contemperamento degli interessi coinvolti nel caso in cui il defunto abbia manifestato la propria volontà in forma scritta ed espressa di non comunicare le informazioni inerenti al proprio stato di salute.

Al momento della richiesta l'istante dovrà presentare una dichiarazione sostitutiva di atto notorio attestante la qualità di legittimo erede e la relazione di parentela esistente con il defunto.

A seguito del Provvedimento del Garante del 17 settembre 2009, anche i conviventi sono legittimati all'accesso ai dati sanitari, ai sensi dell'art 9, comma 3, del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n.196, che riconosce tale diritto, riferito a dati personali concernenti persone decedute, a "chi ha un interesse proprio, o agisce a tutela dell'interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione".

Pertanto, all'accesso ai dati della persona defunta contenuti nella cartella clinica, i conviventi, il cui rapporto con la persona deceduta sia documentato, sono legittimati nei limiti e secondo le modalità dell'art.10 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003 n.196.

i) Minori

Nel caso di paziente minore di età, la copia della cartella clinica, o di altra documentazione sanitaria, può venire richiesta da uno od ambedue i genitori aventi responsabilità genitoriale non sussitendo la decadenza dalla responsabilità di cui all'art 330 c.c., dietro specifica richiesta e previa autocertificazione del relativo status.

Nel caso di minori in condizioni particolari si procede come segue:

• se i genitori sono separati o divorziati, la documentazione sanitaria può essere richiesta disgiuntamente da entrambi i genitori;
• se il minore, ai sensi della L.184/83, è affidato temporaneamente ad altre persone, a comunità, ai servizi sociali territoriali, gli affidatari, oltreché i genitori biologici, possono chiedere copia della documentazione sanitaria esibendo il provvedimento di affidamento del minore da parte dell'autorità giudiziaria o del Tribunale per i Minorenni ovvero la dichiarazione di affidamento sottoscritta dai genitori, a meno che vi siano limitazioni specifiche da parte del giudice;
• se i genitori sono decaduti dalla responsabilità genitoriale (ex art. 330 c.c.), non hanno diritto né ad ottenere copia della cartella né ad essere informati sulle condizioni di salute del figlio;
• se entrambi i genitori sono deceduti o se per altra causa non possono esercitare la potestà, il tutore nominato può chiedere copia della documentazione sanitaria previa esibizione del decreto del giudice tutelare o autocertificazione del relativo status;
• se il minore è adottato o è stato dichiarato adottabile dal Tribunale dei Minori, i genitori biologici non hanno diritto ad ottenere copia della documentazione sanitaria dei figli né ad essere informati circa le condizioni di salute dei medesimi. In tal caso si distinguono due fattispecie:

1.se il minore è in stato di affidamento preadottivo, la documentazione sanitaria può essere richiesta e rilasciata al soggetto affidatario, previa esibizione del provvedimento dell'Autorità Giudiziaria competente;

2.se il minore è adottato, nel caso in cui nella documentazione sanitaria richiesta risultasse la paternità o la maternità originaria, questa, a garanzia del segreto d'ufficio, non potrà essere portata a conoscenza di nessuno, salvo autorizzazione espressa dell'autorità giudiziaria.

3.Qualora sussistano fattispecie di reato e siano in corso attività istruttorie da parte dell'Autorità Giudiziaria il rilascio è subordinato all'autorizzazione da parte dell'Autorità Giudiziaria competente.

j) Autorità giudiziaria e suoi delegati, avvocati e consulenti di parte

Gli ordini dell'Autorità Giudiziaria, in materia di esibizione di documentazione sanitaria, acquisizione di copie o sequestro di originali, devono essere eseguiti, dandone comunque immediato avviso alla S.C. Direzione Sanitaria di Presidio.

I periti ed i consulenti nominati dall'autorità giudiziaria, debitamente autorizzati dal magistrato, hanno diritto ad accedere alla documentazione sanitaria specificamente indicata nel loro mandato e ad ottenere le copie necessarie, previa esibizione del mandato medesimo. Relativamente ai preparati istologici, citologici e inclusioni in paraffina non duplicabili, è consentita la visione ai periti di parte solo all'interno dell'Azienda. Per quanto riguarda gli avvocati, il rilascio è consentito su specifica delega dell'assistito.

Inoltre, nello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere in sede giudiziaria, il difensore, allegando copia del mandato, può ottenere copia di documentazione clinica, precisando motivi e natura del suo incarico,nonchè con la specificazione che la documentazione e le informazioni fornite possono essere utilizzate unicamente nell'ambito del procediemtno giudiziario per il quale è stata effettuata la richiesta.

k) Polizia giudiziaria

Può ottenere copia della documentazione sanitaria, la polizia giudiziaria che intervenga in via autonoma prima di riferire al Pubblico Ministero entro 48 ore dalla notizia di reato o su delega dell'autorità giudiziaria stessa. In ogni caso la richiesta dovrà essere acquisita per iscritto e dovrà contenere:

l'indicazione della tipologia di intervento (entro 48 ore dalla notizia di reato o su delega dell'autorità giudiziaria),

l'indicazione dell'autorità giudiziaria delegante,

le generalità dell'ufficiale di Polizia giudiziaria richiedente.

l) Pubblica autorità

L'autorità sanitaria nella persona del Ministro della Salute, Assessore Regionale alla Sanità, Sindaco può ottenere, senza alcun aggravio di spesa e per provati motivi di tutela della salute pubblica, copia di cartella clinica. Nella richiesta, su carta intestata, dovrà risultare il motivo e la dizione specifica "a tutela della salute pubblica".

m) INAIL

Il rilascio è consentito, come previsto dall' art. 94, comma 3, D.P.R. 30.06.65 n. 1124, dietro richiesta formale. Pertanto, l'INAIL otterrà la cartella clinica di pazienti in vita o defunti, previa richiesta su carta intestata solo qualora la causa dell'infortunio o della malattia sia di ordine professionale.

n) INPS

E' consentita la richiesta di documentazione sanitaria solo nell'ambito dell'attività istituzionale.

o) Medico curante

E' consentito il rilascio al Direttore Sanitario di Presidio Ospedaliero ed al legale rappresentante di altro Ospedale e Casa di Cura, diversi da quelli presso i quali la documentazione sanitaria è conservata, qualora il paziente vi sia ricoverato e sia necessario acquisire dati utili per finalità di tutela della salute e dell'incolumità fisica del paziente. E' altresì consentito il rilascio al Medico di Medicina Generale, che ha in cura il paziente, il quale espliciti l'indispensabilità di accedere a tali documenti per la tutela dell'incolumità fisica e della salute del paziente.

p) Terzi con un interesse giuridicamente rilevante

La documentazione sanitaria ha carattere strettamente personale, ma eventuali richieste di presa visione o di rilascio da parte di soggetti diversi dall'interessato possono essere accolte, in tutto o in parte, se la richiesta è giustificata dalla documentata necessità:

di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria ai sensi dell'art. 26, comma 4, lett. c), D.Lgs. n. 196/2003, di rango pari a quello dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile;

di tutelare, in conformità alla disciplina sull'accesso ai documenti amministrativi, una situazione giuridicamente rilevante di rango pari a quella dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile.

q) Altri soggetti

Copia della documentazione sanitaria deve essere rilasciata ad Enti che abbiano per fine statutario, normativamente previsto, la raccolta di dati personali sensibili sanitari per finalità epidemiologiche (es. Registro tumori, etc.).

Ha diritto al rilascio di copia della documentazione sanitaria, alla consultazione e alla 'presa in visione' dell'originale, l'Azienda che lo detiene e presso cui il documento è stato originato, se convenuta in giudizio o altrimenti chiamata a rispondere per danni. Il personale medico dell'ospedale, per fini statistici, epidemiologici e scientifici, può consultare la cartella clinica nel rispetto della riservatezza e dell'anonimato dell'interessato. In particolare le cartelle cliniche possono essere oggetto di esame, previa autorizzazione della Direzione Sanitaria di Presidio, da parte di soggetti interni od esterni all'Azienda Sanitaria, a fini di studio e di ricerca scientifica, con le seguenti modalità e limiti:

• l'accesso deve essere autorizzato e le modalità concordate con la Direzione Sanitaria di Presidio;
• la Direzione Sanitaria di Presidio, ai sensi della normativa vigente, deve nominare i soggetti autorizzati 'incaricati al trattamento dei dati'.

Modulistica e Tariffario

• Deliberazione n. 493 del 13/04/2021: Regolamentazione aziendale per l'archiviazione e la conservazione della Documentazione sanitaria cartacea e mista (cartacea e su supporto Informativo) e l'accesso alla medesima: ulteriore aggiornamento (pdf - 1 MB)

• Modulo richiesta preparati anatomia patologica (Mod. doc_01) (agg. il 08/06/2022) (pdf - 922 KB)
• Modulo per istanza di accesso formale a documentazione sanitaria (Mod. doc_02) (agg. il 08/06/2022) (pdf - 801 KB)
• Modulo richiesta documentazione sanitaria in corso di ricovero (Mod. doc_03) (agg. il 08/06/2022) (pdf - 769 KB)
• Modulo per il ritiro di documentazione sanitaria in corso di ricovero (Mod. doc04) (agg. il 08/06/2022) (pdf - 761 KB)
• Modulo per istanza di accesso formale a documentazione sanitaria non completa (Mod. doc_05) (agg. il 08/06/2022) (pdf - 802 KB)
• Modulo rilevazione non conformità (Mod.doc_06) (agg. il 08/06/2022) (pdf - 702 KB)
• Modulo di mancato reperimento totale o parziale di documentazione sanitaria attinente una cartella clinica (Mod. doc_07) (agg. il 08/06/2022) (pdf - 71 KB)
• Modulo per la restituzione della documentazione sanitaria consegnata dal paziente e relativa a prestazioni eseguite presso altre strutture sanitarie (Mod. doc_A) (agg. il 08/06/2022) (pdf - 720 KB)
•  Modulo richiesta copia cartella clinica presso Ditta affidataria (Mod. doc_B) (agg. il 22/03/2024) (pdf - 825 KB)
• Dichiarazione sostitutiva di certificazione e di atto notorio ai sensi degli artt. 46 e 74 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 (pdf - 180 KB)
• Tariffario per rilascio di copia di documentazione sanitaria (agg. il 08/06/2022) (pdf - 112 KB)